PUESC Newsletter And Emergency Procedure User Guide

Polska wersja

1. Cel funkcji

IntelliSent może wyświetlać komunikaty pochodzące z newsletterów PUESC oraz informować użytkownika o aktywnej procedurze awaryjnej.

Funkcja ma pomóc użytkownikowi szybko zauważyć:

• nowe ważne komunikaty z PUESC,

• aktywny tryb awaryjny,

• transporty, dla których użyto procedury awaryjnej,

• szczegóły wysyłki awaryjnej dla konkretnego transportu.

2. Gdzie użytkownik zobaczy informacje

Informacje są widoczne w trzech miejscach:

1. w powiadomieniach systemowych,

2. w globalnym banerze w górnej części aplikacji,

3. na liście transportów, po rozwinięciu wybranego rekordu.

3. Powiadomienia o newsletterze PUESC

Jeżeli do systemu zostanie przetworzony nowy newsletter PUESC, użytkownik zobaczy nowe powiadomienie. Duplikaty tego samego newslettera są pomijane.

Powiadomienie zawiera najważniejsze informacje:

• tytuł komunikatu,

• skróconą treść,

• informację, że wiadomość pochodzi z PUESC.

Powiadomienie pozwala szybko zorientować się, że w systemie pojawił się nowy komunikat wymagający uwagi.

4. Globalny baner w nagłówku

Najnowszy przetworzony newsletter PUESC jest widoczny jako baner w górnej części aplikacji. Gdy procedura awaryjna jest aktywna, aplikacja pokazuje również dedykowany baner trybu awaryjnego.

Banery są przeznaczone do szybkiego przekazania informacji użytkownikom bez konieczności otwierania szczegółów transportu. Baner newslettera można zamknąć; zamknięcie dotyczy bieżącego newslettera w danej przeglądarce.

W banerze użytkownik może zobaczyć:

• tytuł komunikatu,

• krótki opis,

• informację o aktywnej procedurze awaryjnej.

Treść jest wybierana zgodnie z językiem aplikacji. Jeżeli tłumaczenie angielskie newslettera nie jest dostępne, aplikacja pokazuje oryginalną treść polską.

Miejsce na zrzut ekranu

5. Jak rozpoznać transport obsłużony w trybie awaryjnym

Na liście transportów system oznacza rekord, dla którego została użyta procedura awaryjna, kropką ostrzegawczą przy rozwijaniu wiersza.

Po rozwinięciu wiersza transportu użytkownik zobaczy dedykowaną sekcję z informacjami o procedurze awaryjnej.

W sekcji audytu użytkownik może zobaczyć:

• data i czas wysyłki awaryjnej,

• numer dokumentu,

• adres e-mail użyty do wysyłki awaryjnej,

• status ostatniej wysyłki,

• informacje o odpowiedzi odebranej po procedurze awaryjnej,

• źródło potwierdzenia trybu awaryjnego oraz okres jego aktywności.

Miejsce na zrzut ekranu

Miejsce na zrzut ekranu

6. Akcja potwierdzenia w procedurze awaryjnej

W wybranych przypadkach na liście transportów dostępna jest akcja Zgłoszony w procedurze awaryjnej.

Akcja jest widoczna tylko wtedy, gdy transport jest aktywnym transportem głównym, nie ma jeszcze audytu procedury awaryjnej, nie jest zarejestrowany, potwierdzony, zamknięty ani anulowany oraz ma obsługiwany typ wiadomości SENT. Dla transportu bez określonego typu SENT system może użyć domyślnego typu.

Po uruchomieniu akcji użytkownik potwierdza operację. IntelliSent generuje wiadomość, oznacza transport jako Emergency, wysyła wiadomość z backendu na skonfigurowany awaryjny adres PUESC i zapisuje informacje audytowe przy transporcie. Nie trzeba tworzyć ani wysyłać wiadomości e-mail poza systemem.

7. Co oznaczają informacje w szczegółach procedury awaryjnej

Najczęściej spotykane pola:

• Ostatnia wysyłka: kiedy system wykonał ostatnią wysyłkę w trybie awaryjnym,

• Numer dokumentu: identyfikator dokumentu użytego w tej wysyłce,

• Adres odbiorcy: adres e-mail użyty przez system w procedurze awaryjnej,

• Status: aktualny stan ostatniej próby awaryjnej,

• Odpowiedź: informacja o wiadomości zwrotnej powiązanej z wysyłką awaryjną.

Jeżeli PUESC odeśle wiadomość na adres skonfigurowany dla obsługi odpowiedzi, system dopasowuje ją do dokumentu awaryjnego. W sekcji audytu można wtedy otworzyć podgląd nadawcy, odbiorcy, tematu, treści i załączników wiadomości.

8. Jak system aktywuje tryb awaryjny

Newsletter PUESC jest najpierw zapisany i pokazany użytkownikom jako powiadomienie. Następnie system może uruchomić asynchroniczną analizę AI. Analiza nie blokuje wyświetlenia newslettera.

Automatyczna aktywacja procedury awaryjnej następuje tylko wtedy, gdy analiza AI zostanie zaakceptowana, zawiera poprawny początek i koniec okresu awaryjnego, a administrator hosta pozostawi włączoną automatyczną obsługę procedury awaryjnej. Wynik wymagający sprawdzenia musi zostać zatwierdzony przez administratora hosta. Administrator hosta może także wyłączyć automatyczną aktywację i włączyć tryb awaryjny ręcznie.

Po aktywacji procedura obowiązuje wyłącznie w zapisanym przedziale czasu. Poza tym przedziałem tryb nie jest traktowany jako aktywny.

9. Co powinien zrobić użytkownik

Jeżeli użytkownik zobaczy newsletter lub baner związany z PUESC, powinien:

1. zapoznać się z treścią komunikatu i sprawdzić, czy widoczny jest baner trybu awaryjnego,

2. sprawdzić, czy komunikat wpływa na bieżące transporty,

3. wykonać standardowe czynności dla transportu i użyć zwykłej akcji wysłania komunikatu SENT,

4. obserwować status transportu po wysłaniu,

5. jeżeli status pozostaje przez dłuższy czas jako ZGŁOSZONY (pomarańczowy), otworzyć menu Actions i kliknąć Zgłoszony w procedurze awaryjnej,

6. potwierdzić operację, a następnie sprawdzić status wysyłki i ewentualną odpowiedź PUESC w sekcji audytu.

10. Najczęstsze pytania

English Version

1. Feature Purpose

IntelliSent can present information coming from PUESC newsletters and can inform users when the emergency procedure is active.

The goal is to help users quickly notice:

• new important messages from PUESC,

• an active emergency mode,

• transports that were handled using the emergency procedure,

• emergency dispatch details for a selected transport.

2. Where Users Can See The Information

The information is available in three places:

1. in system notifications,

2. in the global banner at the top of the application,

3. in the transport list after expanding a selected row.

3. PUESC Newsletter Notifications

When a new PUESC newsletter is processed by the system, the user sees a new notification. Duplicate copies of the same newsletter are ignored.

The notification contains the most important information:

• the message title,

• a short content preview,

• information that the message comes from PUESC.

This allows the user to quickly notice that a new message requiring attention has appeared in the system.

4. Global Header Banner

The newest processed PUESC newsletter is shown as a banner at the top of the application. When the emergency procedure is active, the application also shows a dedicated emergency-mode banner.

The banners are intended to communicate information quickly without opening transport details. The newsletter banner can be dismissed; dismissal applies to the current newsletter in the current browser.

The banner may show:

• the message title,

• a short description,

• information about an active emergency procedure.

Content is selected according to the application language. If an English newsletter translation is not available, the application displays the original Polish content.

Screenshot Placeholder

5. How To Recognize A Transport Handled In Emergency Mode

In the transport list, the system marks a record for which the emergency procedure was used with a warning dot beside the row expander.

After expanding the transport row, the user can see a dedicated section with emergency procedure details.

The audit section can show:

• the date and time of the emergency dispatch,

• the document number,

• the email address used for the emergency dispatch,

• the status of the last dispatch,

• information about a response received after the emergency procedure,

• the evidence source and the period during which emergency mode was active.

Screenshot Placeholder

Screenshot Placeholder

6. Emergency Confirmation Action

In selected cases, the transport list provides the Confirmed in emergency procedure action.

The action is visible only when the transport is an active parent transport, has no emergency audit yet, is not registered, confirmed, closed, or cancelled, and has a supported SENT message type. For a transport without a message type, the system can use a default type.

After the user confirms the action, IntelliSent generates the message, marks the transport as Emergency, sends the message from the backend to the configured PUESC emergency address, and stores audit details on the transport record. The user does not need to create or send an email outside the system.

7. Meaning Of The Emergency Details

The most common fields are:

• Last dispatch: when the system performed the last emergency dispatch,

• Document number: the identifier of the document used in that dispatch,

• Recipient address: the email address used by the system for the emergency procedure,

• Status: the current state of the last emergency attempt,

• Response: information about the response linked to the emergency dispatch.

When PUESC sends a response to the address configured for response handling, the system matches it to the emergency document. The audit section can then show a preview of the sender, recipient, subject, body, and attachments.

8. How The System Activates Emergency Mode

The PUESC newsletter is stored and shown to users as a notification first. The system can then run asynchronous AI enrichment. This processing does not block the newsletter notification.

Automatic emergency activation occurs only when the AI result is accepted, contains a valid emergency start and end time, and the host administrator has left automatic emergency procedure handling enabled. A result requiring review must be approved by the host administrator. The host administrator can also disable automatic activation and enable emergency mode manually.

Once activated, the procedure applies only within the stored time window. Outside that window, emergency mode is not considered active.

9. What The User Should Do

When the user sees a PUESC newsletter notification or banner, they should:

1. read the message and check whether an emergency-mode banner is visible,

2. check whether it affects current transports,

3. complete the standard transport steps and use the regular action to send the SENT message,

4. monitor the transport status after sending,

5. if the status remains ZGLOSZONY (orange) for an extended period, open the Actions menu and click SEND IN EMERGENCY PROCEDURE,

6. confirm the operation, then check the dispatch status and any PUESC response in the audit section.

10. Frequently Asked Questions