Registration in PUESC
Step-by-Step Registration Guide for Submitting Transport Declarations to the SENT Register (PUESC System for Monitoring Road and Rail Transport of Goods - required by Polish Ministry of Finance)
Step 1 – Creating an Account on PUESC
Note: The account must be created by an individual.
Go to PUESC website.
Click the "Create Account" button located in the top right corner of the screen to open the registration form.
Fill in the required fields in the form and click the "Create Account" button at the end of the form.
An activation link will be sent to the email address provided in the form.
Click the activation link within 24 hours to activate your account. Only then can you proceed to the next step.
Step 2 – Registering Individual Data
Log in to your PUESC account and go to the "Forms" tab, then select "eForms".
In the "eClient" section, click "More" and choose the "Individual Registration" form.
Fill in only the active fields in the form, then click the "Generate Form" button and send it to the Customs and Tax Information System (SISC) (My Documents > To Send > Actions "Send"). The "simplified registration" field must remain empty (unchecked).
Note: If the individual has a qualified certificate or trusted profile e-PUAP, they can sign the generated document before sending it (Documents > To Send > Actions: "Sign", then Actions: "Send"). The person signing the eForm is exempt from the obligation to confirm their identity at the nearest customs-tax office, UCS delegation, or customs branch. An individual who has not signed the application with a qualified certificate or trusted profile e-PUAP must confirm their identity with an ID card or other identity document at the nearest customs-tax office, UCS delegation, or customs branch.
If your identity has been confirmed, wait for the registration confirmation and the assignment of the IDSISC number (My Documents > Received > Registration Confirmation). The number will also be displayed in the "My Account" > "My Data" > IDSISC tab.
Step 3 – Generating a Customs Certificate
Note: This step can be skipped by individuals who have a qualified certificate or trusted profile e-PUAP.
Note: An individual who does not have a qualified certificate or trusted profile e-PUAP and intends to register an entity and/or representation must generate a customs certificate to sign the electronic applications.
A customs certificate is an electronic certificate issued by the Ministry of Finance, which assigns data used to verify the electronic signature to the person signing and allows for their identification.
Log in to your PUESC account and go to the "My Account" tab.
Read the instructions for obtaining a customs certificate and performing an electronic signature published on the PUESC website to properly prepare your computer for downloading the certificate.
Click the "Generate Customs Certificate" button (located on the left side of the screen, under the account owner's personal data) and follow the published instructions.
Note: When applying for a customs certificate, all operations must be performed:
on the same computer,
using the same computer user account, and
with the same web browser.
Step 4 – Registering Entity Data in the MONITORING TRANSPORT Area
Before registering entity data, ensure that the entity is not already registered in SISC in another area, such as customs, excise, or Intrastat.
Note: If the entity is registered in another area, update the entity's data. To do this: a) Log in to your PUESC account and fill out the "Entity Update" form (Forms > eForms > eClient > More > Entity Registration > Fill out the form). b) For domestic entities, enter the entity's NIP number in the IDSISC field in the following format: PL + entity's NIP number + 00000 (example: PL6910220010600000). For foreign entities, enter the EORI number if the entity has an EORI number assigned in one of the EU countries. If the entity's NIP/EORI number appears in the field below, select it and continue filling out the application. If the selection window does not open, proceed to fill out the "Entity Registration" form (Forms > eForms > eClient > More > Entity Registration > Fill out the form).
If the entity is not registered in SISC in any area, log in to your PUESC account, select the "Entity Registration" form (Forms > eForms > eClient > More > Entity Registration > Fill out the form), and fill in the active fields, selecting the area of activity: "MONITORING TRANSPORT".
Note: If the application is submitted by an authorized person, attach a scan of the authorization and a scan of the proof of payment of the stamp duty. This does not exempt from the obligation to submit the originals of these documents. The original authorization to act on behalf of the entity and the proof of payment of the stamp duty in the amount of 17 PLN to the account of the City of Poznań Financial Department, PKO BP S.A. No. 94102040270000160212620763, must be submitted to the nearest customs-tax office, UCS delegation, or customs branch. Documents can also be sent by traditional mail directly to the Customs Administration Chamber at the address: Central Registration Department, ul. Krańcowa 28, 61-037 Poznań. This procedure does not apply to persons authorized to represent the entity by law, such as the owner, sole proxy, president of the board, or board member authorized to represent the entity independently in the National Court Register (KRS).
Click the "Generate Form" button, sign it (My Documents > To Send > Actions: "Sign"), and send it to SISC (My Documents > To Send > Actions: "Send").
After completing the above formalities, wait for the registration confirmation and the assignment of the IDSISC number. The confirmation will be sent to the account of the individual who applied for the registration/update of the entity's data (My Documents > Received > Registration Confirmation).
Step 5 – Registering Representation for Submitting, Supplementing, or Updating Transport Declarations to the SENT Register
Log in to your PUESC account and select the "Representation Registration/Update/Deactivation" form (Forms > eForms > eClient > More > Representation Registration/Update/Deactivation).
Fill in only the active fields in the form, indicating the entity for which the representation is being registered, then specify the type of representative (individual for employees/attorneys representing the entity), select the operation:
add – for newly registered representation,
update – for existing representation, and select in the "Scope of Authorization > Special Permissions" section:
SENT – submitting, supplementing, or updating declarations in the road and rail transport monitoring system and/or
entity update (if such authorization is directly derived from the presented authorization).
Attach a scan of the authorization and the stamp duty (if the documents have already been sent to the IAS in Poznań during the entity registration/update stage), check the box "authorization submitted to the Customs Administration Chamber in Poznań".
Note: Special permissions must be directly derived from the content of the granted authorization. The authorization should authorize the performance of activities specified in the Act on the Monitoring System of Road and Rail Transport of Goods, i.e.:
submitting, supplementing, and updating transport declarations in the monitoring system and/or
registering/updating entity data for the purpose of submitting, supplementing, and updating transport declarations in the monitoring system.
In the case of registering a foreign entity, attach the entity's registration documents (e.g., an extract from the register in the third country), which show the authorization of the person granting the authorization to represent the entity. The same rules for submitting the authorization and paying the stamp duty apply to the registration of representation as for the registration of entity data – see the note to Step 4, point 2.
Click the "Generate Form" button, sign it (My Documents > To Send > Actions: "Sign"), and send it to SISC (My Documents > To Send > Actions: "Send").
After completing the above formalities, wait for the registration confirmation of the representation. The confirmation will be sent to the account of the individual who applied for the registration of the representation (My Documents > Received > Registration Confirmation).
Rejestracja w PUESC
Krok po kroku przewodnik rejestracji do składania zgłoszeń przewozu do rejestru SENT (System PUESC do Monitorowania Przewozu Drogowego i Kolejowego Towarów - wymagany przez Ministerstwo Finansów)
KROK 1 – założenie konta na PUESC
Uwaga: Konto zakłada osoba fizyczna.
Wejdź na stronę PUESC.
Kliknij przycisk „Utwórz konto” znajdujący się w prawym górnym rogu ekranu, aby otworzyć formularz rejestracyjny.
Wypełnij obowiązkowe pola formularza i kliknij przycisk „Utwórz konto” na końcu formularza.
Na adres e-mail podany w formularzu zostanie wysłany link aktywacyjny.
Kliknij link aktywacyjny w ciągu 24 godzin, aby aktywować konto. Dopiero wtedy możesz przejść do następnego kroku.
KROK 2 – rejestracja danych osoby fizycznej
Zaloguj się na swoje konto PUESC i przejdź do zakładki „Formularze”, a następnie wybierz „eFormularze”.
W części „eKlient” kliknij „Więcej” i wybierz formularz „Rejestracja Osoby Fizycznej”.
Wypełnij tylko aktywne pola formularza, a następnie kliknij przycisk „Generuj formularz” i wyślij go do Systemu Informacyjnego Skarbowo-Celnego (SISC) (Moje dokumenty > Do wysyłki > Akcje „Wyślij”). Pole „rejestracja uproszczona” musi pozostać puste (niezaznaczone).
Uwaga: Jeżeli osoba fizyczna dysponuje certyfikatem kwalifikowanym lub profilem zaufanym e-PUAP, może podpisać wygenerowany dokument przed jego wysłaniem (Dokumenty > Do wysyłki > Akcje: „Podpisz”, a następnie Akcje: „Wyślij”). Osoba podpisująca eFormularz jest zwolniona z obowiązku potwierdzenia tożsamości w najbliższym urzędzie celno-skarbowym, delegaturze UCS lub oddziale celnym. Osoba fizyczna, która nie podpisała wniosku certyfikatem kwalifikowanym lub profilem zaufanym e-PUAP, musi potwierdzić swoją tożsamość w najbliższym urzędzie celno-skarbowym, delegaturze UCS lub oddziale celnym, przedstawiając dowód osobisty lub inny dokument tożsamości.
Jeżeli Twoja tożsamość została potwierdzona, czekaj na potwierdzenie rejestracji i nadanie numeru IDSISC (Moje dokumenty > Odebrane > Potwierdzenie rejestracji). Numer będzie również widoczny w zakładce „Moje konto” > „Moje dane” > IDSISC.
KROK 3 – wygenerowanie certyfikatu celnego
Uwaga: Ten krok może pominąć osoba fizyczna posiadająca certyfikat kwalifikowany lub profil zaufany e-PUAP.
Uwaga: Osoba, która nie posiada certyfikatu kwalifikowanego lub profilu zaufanego e-PUAP, a zamierza zarejestrować podmiot i/lub reprezentację, musi wygenerować certyfikat celny do podpisania elektronicznych wniosków.
Certyfikat celny to elektroniczne zaświadczenie wydane przez Ministerstwo Finansów, które przypisuje dane służące do weryfikacji podpisu elektronicznego do osoby składającej podpis i umożliwia jej identyfikację.
Zaloguj się na swoje konto PUESC i przejdź do zakładki „Moje konto”.
Zapoznaj się z instrukcją uzyskania certyfikatu celnego i wykonania podpisu elektronicznego opublikowaną na stronie PUESC, aby odpowiednio przygotować komputer do pobrania certyfikatu.
Kliknij przycisk „Generuj certyfikat celny” (znajdujący się po lewej stronie ekranu, pod danymi osobowymi właściciela konta) i postępuj zgodnie z instrukcjami.
Uwaga: W przypadku wnioskowania o certyfikat celny wszystkie operacje muszą być wykonane:
na tym samym komputerze,
przy użyciu tego samego konta użytkownika komputera,
z wykorzystaniem tej samej przeglądarki internetowej.
KROK 4 – rejestracja danych podmiotu w obszarze MONITOROWANIE PRZEWOZU
Przed rejestracją danych podmiotu upewnij się, że podmiot nie jest już zarejestrowany w SISC w innym obszarze, np. cła, akcyzy, Intrastat.
Uwaga: W przypadku rejestracji podmiotu w innym obszarze należy zaktualizować dane podmiotu. W tym celu: a) Zaloguj się na konto PUESC i wypełnij formularz „Aktualizacja Podmiotu” (Formularze > eFormularze > eKlient > Więcej > Rejestracja Podmiotu > Wypełnij formularz). b) Dla podmiotów krajowych wprowadź numer NIP podmiotu w polu IDSISC w formacie: PL + numer NIP podmiotu + 00000 (np. PL6910220010600000). Dla podmiotów zagranicznych wprowadź numer EORI, jeżeli podmiot posiada numer EORI nadany w jednym z krajów UE. Jeżeli numer NIP/EORI podmiotu pojawi się w polu poniżej, wybierz go i kontynuuj wypełnianie wniosku. Jeżeli okno wyboru numeru się nie otworzy, przejdź do wypełniania formularza „Rejestracja Podmiotu” (Formularze > eFormularze > eKlient > Więcej > Rejestracja Podmiotu > Wypełnij formularz).
Jeżeli podmiot nie jest zarejestrowany w SISC w żadnym obszarze, zaloguj się na konto PUESC, wybierz formularz „Rejestracja Podmiotu” (Formularze > eFormularze > eKlient > Więcej > Rejestracja Podmiotu > Wypełnij formularz) i wypełnij aktywne pola, zaznaczając obszar działania: „MONITOROWANIE PRZEWOZU”.
Uwaga: Jeżeli o rejestrację podmiotu występuje osoba upoważniona, musi dołączyć skan upoważnienia i skan potwierdzenia uiszczenia opłaty skarbowej. Nie zwalnia to z obowiązku dostarczenia oryginałów tych dokumentów. Oryginał upoważnienia i dowód uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 17 PLN na konto Urzędu Miasta Poznania Wydział Finansowy, PKO BP S.A. nr 94102040270000160212620763, należy złożyć w najbliższym urzędzie celno-skarbowym, delegaturze UCS lub oddziale celnym. Dokumenty można również przesłać pocztą tradycyjną bezpośrednio do Izby Administracji Skarbowej na adres: Wydział Centralna Rejestracja, ul. Krańcowa 28, 61-037 Poznań. Powyższe postępowanie nie dotyczy osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu z mocy prawa, np. właściciela, prokurenta samoistnego, prezesa zarządu czy członka zarządu uprawnionego do samodzielnej reprezentacji w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).
Kliknij przycisk „Generuj formularz”, podpisz go (Moje dokumenty > Do wysyłki > Akcje: „Podpisz”) i wyślij do SISC (Moje dokumenty > Do wysyłki > Akcje: „Wyślij”).
Po dopełnieniu powyższych formalności czekaj na potwierdzenie rejestracji i nadanie numeru IDSISC. Potwierdzenie zostanie wysłane na konto osoby fizycznej, która wnioskowała o rejestrację/aktualizację danych podmiotu (Moje dokumenty > Odebrane > Potwierdzenie rejestracji).
KROK 5 – rejestracja reprezentacji dla potrzeb przesyłania, uzupełniania lub aktualizacji zgłoszeń przewozu do rejestru SENT
Zaloguj się na konto PUESC i wybierz formularz „Rejestracja Aktualizacja Dezaktywacja Reprezentacji” (Formularze > eFormularze > eKlient > Więcej > Rejestracja Aktualizacja Dezaktywacja Reprezentacji).
Wypełnij tylko aktywne pola formularza, wskazując podmiot, dla którego jest rejestrowana reprezentacja, następnie wskaż rodzaj reprezentanta (osoba fizyczna dla pracowników/pełnomocników reprezentujących podmiot), wybierz operację:
dodaj – dla nowo rejestrowanej reprezentacji,
aktualizuj – dla reprezentacji już istniejącej, oraz wybierz w sekcji „Zakres pełnomocnictwa > Uprawnienia szczególne”:
SENT – przesyłanie, uzupełnianie lub aktualizacja zgłoszeń w systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów i/lub
aktualizacja podmiotu (jeżeli takie uprawnienie wynika wprost z przedstawionego upoważnienia).
Dołącz skan upoważnienia i opłaty skarbowej (jeżeli dokumenty zostały już wysłane do IAS w Poznaniu na etapie rejestracji/aktualizacji podmiotu) i zaznacz pole „pełnomocnictwo złożone w Izbie Administracji Skarbowej w Poznaniu”.
Uwaga: Uprawnienia szczególne muszą wynikać wprost z treści udzielonego pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo powinno uprawniać do wykonywania czynności określonych w ustawie o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów, tj.:
przesyłania, uzupełniania i aktualizacji zgłoszeń przewozu towarów do systemu monitorowania i/lub
rejestracji/aktualizacji danych podmiotu na potrzeby przesyłania, uzupełniania i aktualizacji zgłoszeń przewozu towarów do systemu monitorowania.
W przypadku rejestracji podmiotu zagranicznego należy dołączyć dokumenty rejestrowe tego podmiotu (np. wydruk z rejestru w kraju trzecim), z których wynika umocowanie osoby udzielającej upoważnienia do reprezentowania podmiotu. W przypadku rejestracji reprezentacji obowiązują te same zasady dotyczące składania upoważnienia i uiszczania opłaty skarbowej, jak w przypadku rejestracji danych podmiotu – zobacz uwaga do KROKU 4 pkt. 2.
Kliknij przycisk „Generuj formularz”, podpisz go (Moje dokumenty > Do wysyłki > Akcje: „Podpisz”) i wyślij do SISC (Moje dokumenty > Do wysyłki > Akcje: „Wyślij”).
Po dopełnieniu powyższych formalności czekaj na potwierdzenie rejestracji reprezentacji. Potwierdzenie zostanie wysłane na konto osoby fizycznej, która wnioskowała o rejestrację reprezentacji (Moje dokumenty > Odebrane > Potwierdzenie rejestracji).